Greyhounds Rescue Holland is regelmatig op zoek naar nieuwe collega’s. Onderstaand tref je algemene informatie over onze organisatie en specifieke informatie over de verschillende functies binnen onze organisatie. Alle vrijwilligers inclusief het bestuur zijn onbezoldigd, ook eventuele reiskosten zijn voor eigen rekening.

Vacatures

Momenteel zijn wij op zoek naar:

Greyhounds Rescue Holland en haar vrijwilligers

---

Wie zijn wij?

Greyhounds Rescue Holland is een leuke organisatie met een team van betrokken vrijwilligers. Momenteel zijn wij op zoek naar een aantal nieuwe vrijwilligers om de groeiende vraag naar (hulp aan) Spaanse windhonden te kunnen bijbenen. 

Wat bieden wij?
* Een informele werksfeer met ruimte voor persoonlijke ontwikkeling
* Een leuke team die digitaal samenwerkt maar ook de telefoon pakt om even te kletsen
* Maandelijks digitaal overleg via Teams of Houseparty
* Waardevolle contacten met vrijwilligers in Nederland en Spanje
* Verbondenheid, vriendschappen voor het leven
* Je draagt actief bij aan het welzijn van de Spaanse windhonden

Wat verwachten wij?
* Goede computerwaardigheden; wij werken volledig online met o.a. Excel, Google Sheets en Word
* Flexibiliteit; soms is het erg druk, soms erg rustig
* Zelfstandigheid; wij werken vanuit thuis en overleggen via Teams en Whatsapp
* Basiskennis Engelse taal in schrift; de voertaal met de shelters is Engels

Wil je je op jouw manier ook sterk maken voor de Spaanse windhonden? Lees dan verder welke functies momenteel openstaan en meld je aan!

---

Functieprofiel transportteam

Het Transportteam verzorgt het vervoer van de honden uit Spanje naar Nederland. Wij streven naar maandelijkse wegtransporten. Een transportmedewerker verzamelt alle hond- en adoptantgegevens en deelt samen met de vervoerder de bus in, zodanig dat alle honden comfortabel kunnen reizen en we toch zoveel mogelijk honden mee kunnen nemen. De transportmedewerker informeert de adoptant over de transportdata en over de UBN procedure, eventueel helpt de medewerker de adoptant met het invullen van de digitale aanvraag. Vervolgens houdt de transportmedewerker contact met de shelters en de Spaanse vervoerder en op de dag van aankomst ook met de adoptanten. Goede kennis van Engelse taal is daarom een must.

Taken
Vaste taken
* Hondengegevens opvragen bij het webteam
* Adoptantgegevens opvragen bij het adoptieteam
* Intensief contact met shelters en vervoerder
* Contact met adoptanten op de dag van aankomst
* Intensief contact met de NVWA
* Ondersteunen van adoptanten bij het aanvragen van een UBN

Optioneel
* Voorraad tuigjes en medicatie bijhouden
* Aankomstteam aansturen

Wij werken met KennelCare voor de hondenadministratie.

Gevraagde tijdsinzet
Het transportteam vergadert in de avond of in het weekend minimaal 4 weken voor het transportdatum. Wij streven naar maandelijkse transporten. Over het algemeen zijn er geen stukken om te lezen ter voorbereiding. Het verzorgen van mailcommunicatie met adoptanten en aanvragen van UBN vergt ongeveer 15 minuten per hond, communicatie met shelters (wanneer alles goed gaat) is eenmalig per whatsapp of email. Al met al is de tijdsinzet inclusief het verzamelen van diverse gegevens ongeveer 1 uur per hond.
De dagen vlak voor en tijdens de transport moet altijd iemand uit het team per Whatsapp of telefonisch beschikbaar zijn voor noodgevallen, denk aan vertragingen en ongelukken met het transport, problemen met reiscertificaten bij de shelters of ziekte en vertraging bij adoptanten.

---

Functieprofielen bestuur

• Aspirant bestuursleden kunnen de missie en de visie (en de uitvoering daarvan) onderschrijven.
• Het bestuur is eindverantwoordelijk en heeft een belangrijke rol in visievorming, strategie, doelstellingen en de bijbehorende actieplannen.
• Ook stelt het bestuur (meerjarige) beleid vast, toetst de uitvoering daarvan en stuurt waar nodig bij.
• Verder stelt het bestuur de begroting en het gevoerde financiële beleid vast.
• De bestuursleden onderhouden een netwerk met andere stichtingen, overheid (politiek) en maatschappelijke organisaties.
• Het bestuur als geheel streeft ernaar dat er kennis aanwezig is op de volgende terreinen: financieel-economisch, organisatie en dienstverlening, communicatie, inhoudelijke kennis op het gebied van dierenwelzijn en fondsenwerving.
• Alle bestuursleden hebben de volgende kenmerken en worden geworven op grond van onderstaand profiel.

Algemeen profiel

• Neemt actief deel aan de bestuurstaken;
• Heeft algemene bestuurlijke kwaliteiten en heeft affiniteit/ervaring als bestuurder;
• Ontplooit zich waar mogelijk op het gebied van bestuurszaken;
• Is maatschappelijk betrokken en ondernemend, met durf en daadkracht, en sluit de missie en
• motivatie van de stichting in hun hart;
• Vindt het inspirerend om op beleids- en visieniveau bezig te zijn en langs die weg Stichting
• Greyhounds Rescue Holland verder te brengen;
• Is een teamspeler die effectief kan communiceren, met een balans tussen kritisch tegenspel en
• steunend samenwerken;
• Kan het bestuursbeleid binnen en buiten de stichting aansprekend uitdragen;
• De leden van het bestuur kennen een goed evenwicht tussen betrokkenheid bij inhoudelijke
• onderwerpen en besturen op afstand;
• Kan als klankbord voor de teams en andere bestuursleden fungeren;
• Kan met vertrouwelijke gegevens omgaan;
• Zet integriteit voorop door de schijn van belangenverstrengeling te vermijden en louter de
• doelstellingen van de stichting na te streven.
  
  Gevraagde tijdsinzet
  Het bestuur vergadert om de 6 weken in de avond of in het weekend. De stukken voor iedere vergadering vragen een gemiddelde leestijd van 30 minuten. Daarnaast kan het voorkomen, dat aan bestuursleden extra tijd wordt gevraagd ter ondersteuning van werkzaamheden van de teams

Profiel voorzitter

Naast de genoemde functie-eisen voor bestuursleden gelden voor de voorzitter de volgende
aanvullende functie-eisen en taken:

• betrokken bij en affiniteit met dierenwelzijn
• sterk inzicht in bestuurlijke en strategische processen
• beschikt over goede discussie- en communicatieve vaardigheden
• is in staat de visie van de stichting aansprekend uit te dragen
• is in staat om mensen te motiveren en de teamgeest binnen het bestuur (en de organisatie) te
  bevorderen.
  Taken
• is het gezicht van de stichting en vertegenwoordigt de stichting bij interne en externe contacten
• bewaakt de statuten
• stelt (samen met de secretaris) een agenda op
• leidt de vergaderingen van het bestuur en de vrijwilligersvergaderingen
• is in staat om een vergadering vorm te geven en adequaat te leiden en besluiten te nemen
• maakt samenvattingen en stelt besluiten op bestuursvergaderingen vast
• checkt of de besluiten worden uitgevoerd
• verdedigt bestuursbeleid bij alle teams
• stimuleert samenwerking en de delegering van taken
• heeft een actieve rol bij de diverse processen in het bestuur en het ontwikkelen van
  bestuursbeleid
• is medeondertekenaar van officiële stukken
• is eindverantwoordelijk voor adoptie-, transport- en pr-team

Profiel secretaris

Naast de genoemde functie-eisen voor bestuursleden gelden voor de voorzitter de volgende
aanvullende functie-eisen en taken:

• is in staat om op afstand de procedurele gang van zaken binnen het bestuur en de vereniging te
  bewaken.
• heeft een actieve rol bij de diverse processen in het bestuur en het ontwikkelen van
  bestuursbeleid.
  
  Taken
• stelt (samen met de voorzitter) een agenda op voor de bestuursvergaderingen
• neemt (technisch) voorzitterschap over bij bestuursvergaderingen bij afwezigheid van de
  voorzitter
• beheert correspondentie en de donateurs- en adoptantenadministratie
• handelt de briefwisseling en het e-mailverkeer met derden af
• zorgt voor de voorbereiding en het beleggen van alle vergaderingen
• schrijft persberichten
• houdt het (knipsel)archief bij
• is verantwoordelijk voor de vrijwilligerscontracten en -administratie
• geeft belangrijke informatie door aan het bestuur, de teams en de vrijwilligers
• is eindverantwoordelijk voor nazorg- en pleegteam

Wij werken met KennelCare voor het voeren van hondenadministratie.

Profiel penningmeester

Naast de genoemde functie-eisen voor bestuursleden gelden voor de voorzitter de volgende
aanvullende functie-eisen en taken:

• heeft plezier in het omgaan met cijfers.
• heeft ervaring met financieel beleid van (non-) profit organisaties.
• heeft aantoonbaar kennis en inzicht in financiële processen, weet de overige bestuurders te adviseren over jaarrekening, begroting, ed., weet welke informatie nodig is om financieel beleid te volgen, te controleren
• heeft een actieve rol bij de diverse processen in het bestuur en het ontwikkelen van bestuursbeleid
  
  Taken
• is betrokken bij financiële verslaglegging en adviseert regelmatig, doch minstens eenmaal per jaar,
  de overige bestuurders over de prognoses, jaarrekening, begroting e.d.
• verantwoordelijk voor de bewakingen voortgang van de financiële zaken binnen de stichting
• neemt (technisch) voorzitterschap over bij bestuursvergaderingen bij afwezigheid van de
  voorzitter en secretaris
• betaalt facturen en informeert het bestuur over de gedane betalingen
• regelt verzekeringen, fiscale- en juridische zaken
• is eindverantwoordelijk voor webteam
  

Wij werken met Jortt boekhoudsoftware voor administratie, Mollie voor betalingen en Shoppagina voor de webshop.